Seasonal Booking Workflow

La recogida de restos de poda y hueso de aceituna en el Segrià no se reparte de forma uniforme durante el año. Entre enero y marzo, las fincas colaboradoras generan volumen casi al mismo tiempo, y la planta de Varmint Barbecue no puede absorberlo todo en una sola semana. El encargo de este proyecto era sencillo de enunciar y difícil de resolver: ordenar la reserva de turnos de entrega sin colapsar la recepción ni dejar material acumulado en el campo más de lo razonable.

Partimos de un calendario en papel y de llamadas telefónicas. El primer paso fue medir cuánto material llegaba realmente cada semana durante la campaña anterior, no cuánto se había previsto. La diferencia entre ambas cifras explicaba la mayor parte de los cuellos de botella: había semanas con el doble de entrada que la media y semanas casi vacías. Con ese dato sobre la mesa, definimos franjas de entrega por tipo de residuo y por zona, y dejamos un margen fijo para imprevistos climáticos.

La implementación no fue un software nuevo. Reutilizamos la hoja de cálculo que ya usaba el equipo de planta y añadimos reglas de validación: cada turno reservado queda vinculado a un productor, a un tipo de material y a una estimación de peso. Si un turno se llena, el sistema propone el siguiente hueco disponible en la misma franja horaria. El productor recibe una confirmación con la fecha y la ventana de descarga, y la planta ve la carga del día antes de que empiece.

El resultado, tras una campaña completa, fue una reducción clara de las esperas en el patio de descarga y menos llamadas cruzadas para recolocar entregas. No eliminamos los picos: siguen existiendo, porque el campo marca su ritmo. Lo que cambió fue la capacidad de anticiparlos con datos y de repartir la carga entre más semanas. El flujo queda documentado y se revisa al cierre de cada temporada, porque las condiciones de una campaña no se repiten igual en la siguiente.